Настройка колонок в списках производится с помощью кнопок над списком: 

Синяя кнопка доступна для руководителя. Он настрававет колонки по умолчанию для вашей CRM системы. Сотрудник пользуется зеленой кнопкой. По ней он настраивает колонки для себя. 

Руководитель может настроить доступ по ролям, кому доступна возможность просмотра колонки: